和管理方法Р一、前厅部文档管理Р(一)前厅部文档的种类? 1、临时类? 2、待处理类? 3、永久存放类Р(二)文档管理的原则与步骤Р1、原则? (1)专人负责? (2)有章可循Р一、文档管理的原则?(一)专人负责? 文档管理工作要有专人负责。可以由部门(或班组)负责人亲自进行文档管理,也可以由前厅部文员或细心、责任心强,具有一定工作经验的员工负责。Р(二)有章可循? 前厅经理应明文规定文档管理制度,包括:?明确哪些文件、表格应该存档;?存放的顺序(字母、日期等,或先按日期,后按字母…);?存放的时间;?销毁时的批准程序与方法。Р2、步骤?(1)分类?(2)归类存放?(3)制作索引Р二、文档管理的步骤Р(一)分类Р临时类Р待处理类Р永久?存放类Р(二)归类存放? 对于不同类型的文档,应采用不同的方法,存放于不同的地方。?待处理类:对于待处理类文档,首先应按轻重缓急,将文件、表格分成急办、日常事务两类,然后分别放在文件篮、文件架中。?临时类:应分门别类地整理好,然后存放在档案柜的专用抽屉内。存放顺序:? (1)订房资料? (2)报价信函? (3)在店客人档案(登记表)? 永久存放类?(三)制作索引Р有一位客人讲述了他在REGENT酒店的奇妙经历:几年前,我和香港REGENT饭店的总经理一起用餐时,他问我最喜欢什么饮料,我说最喜欢胡萝卜汁。大约6个月以后,我再次在REGENT饭店做客。在房间的冰箱里,我发现了一大杯胡萝卜汁。以后的几年中,不管什么时候住进REGENT饭店,他们都为我备有胡萝卜汁。最近一次旅行中,飞机还没在启德机场降落,我就想到了饭店里等着我的那杯胡萝卜汁,顿时满嘴口水。几年来,尽管饭店的房价涨了3倍多,但我还是住这家饭店,就是因为他们为我准备了胡萝卜汁。Р (资料来源:徐文苑,严金明。饭店前厅管理与服务。北京:清华大学出版社,北京交通大学出版社,2004)Р案例一
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