出入档案室时,档案室工作人员必须全程陪同;并作好相关登记;Р(4)出入档案室的档案,每次都要仔细地清点和登记;Р(5)配置合格的档案架、柜、钥匙专人保管;Р(6)若违反相关规定,则处以相应的罚款和其他处罚。Р第9条机密级别以上的文件/合同/档案由专人存放保管。Р第4节档案借阅Р第10条因工作需要借阅档案需填写《文件/合同/档案借阅申请单》,Р经各级领导签批后方能调阅。Р第11条档案管理员按《文件/合同/档案借阅申请单》调阅相应Р档案,将档案交于借阅人,并登记《文件/合同/档案阅览登记表》(见附件34),借阅时,档案管理员应全程陪同和监督,以确保档案不会被私下窃取、篡改、撕毁。Р第12条所有档案原则上不允许外借,如特殊情况需要借出,需填写《文件/合同/档案借阅申请单》,经各级领导签批后方能借出,并登记《文件/合同/档案外借登记表》(见附件35);档案管理员应在借阅档案到期前一日通知借阅人如期办理归还手续。Р第13条应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁;档案归还时,档案管理员需当面查看清楚,如发现遗失或损坏应及时报告主管领导,经档案管理员核查无误后,档案即放回原位,《文件/合同/档案借阅申请单》由档案管理员留存备查。Р第14条经批准复印的文件/合同/档案,应由档案管理员复印后将复Р印件交由借阅人;凡借阅的文件、合同、档案一律不得私自复印,一经发现将追究借阅人责任。Р第5节档案销毁Р第15条对已失效的档案,由档案管理员登记造册,填写《文件/合Р同/档案销毁申请表》(见附件36)并将需要销毁档案作为附件,经相关领导共同鉴定,确定无保留价值时,报总经理批准后,再进行销毁,以免误毁。Р第16条销毁档案文件必须在指定地点进行,并指派专人监督,文件销毁后,监督人应在《文件/合同/档案销毁申请表》上签字,《文件/合同/档案销毁申请表》由档案管理员留存备查。
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