前的经营状况及要求,财务档案由财务部按照本实施细则自行妥善保管,暂时不移交档案室。五、档案保管与统计(一)公司设置专用档案库房,库房应坚固,具有防盗、防火、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、放高温等设施。定期检查档案保管状况,对破损或变质的档案应及时修补、复制或其他技术处理。(二)档案库房温度应保持在14℃-24℃,相对湿度应保持在45%-60%。档案库房内严禁吸烟及存放易燃易爆或易霉变物质,库房管理人员调动工作时,对保存的档案资料要详细清点,履行交接手续。(三)建立档案统计制度,对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。及时、准确填写各种档案工作情况统计年报。六、档案借阅利用(一)档案部根据工作需要,编制必要的档案目录、索引等检索工具,编辑档案文件汇编各种参考资料,积极主动开展档案利用工作。(二)建立档案借阅及保密制度,根据档案的重要程度,确定不同的利用范围,规定不同的审批手续。1、借阅资料为普通文件的,借阅时间不超过一周,如遇节假日,须在节假日前归还。借阅普通文件的,需填写调档单,经本部门主管及档案主管人员签字审批后方可借阅。2、借阅资料为重要文件的,借阅时间不超过三个工作日,如遇节假日,须在节假日前归还。借阅重要文件的,需填写调档单,经本部门主管及行政与人资总监签字审批后方可借阅。3、借阅资料为秘密文件的,借阅时间不得超过一个工作日,原则上不得带出档案室。借阅秘密文件的,需填写调档单,经本部门主管、行政与人资总监及总经理签字审批后方可借阅。(三)借阅档案人员必须爱护档案,保持整洁,要保护档案的安全。不得转借、拆卸、调换、污损所借档案,不得在文件上圈点、画线、涂改,未经批准不得复印档案。(四)调阅重要及秘密档案只可在档案部门调阅复印件或者扫描件。借阅人员必须严格保密,不得泄漏资料内容,不得遗失。借阅后需按时归还,如需延长借阅的,必须通知档案管理人员,并另行办理借阅手续。
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