房间都要在团体到达前整理好。团体入住的工作程序:1. 入住前的准备工作:(1) 对从营业部收到的预期当天到步的每个团体之档案作阅读和检查,了解有关事项,对住房期间所预订的房数和房类以及餐饮方面的安排要清楚,确保档案中的资料与当天预期到步表的资料一致;(2) 做好团体房间分配工作;(3) 根据团体档案资料中餐饮安排的资料,与饮食部取得联系,确定各团体明天的用餐地点,并根据初步确定,整理并发出团体早餐预报表,使餐厅做好准备;(4) 按团体档案中的资料准备住宿登记表,餐券及团体资料表;在做以上之准备工作时,应把已知的所有资料都填上,从而方便后继的工作。(5) 按照团体分配房间表准备号房匙;(6) 根据预先收到的团员名单分配房间。2. 团体入住程序:(1) 团体到达时,首先应检查所分配的房间是否可以入住空房(如果发现有未清洁过的房间,则要换另一间空房);(2) 致电行李部请其派行李员处理客人的行李;(3) 与团体的陪同或领队合作,一起分配房间;(4) 告诉行李部的同事,团体的房间号码,方便行李员派送行李上房;(5) 向陪同或领队索取已分配好房间的团体成员名单;(6) 向领队或陪同索取旅行社的入住凭证并对有关资料加以核对;(7) 把房锁交给陪同或领队,以分派给客人;(8) 请陪同或领队填写团体活动时间表,以获取团体的叫早时间,收行李时间,早餐时间及退房时间等资料;(9) 请陪同在领队在准备好的住宿登记卡上签名,以确认团本到达;(10) 如团体已预订好团体餐,则把餐券交给陪同或领队。3. 团体入住后之工作:(1) 根据陪同所填写的团体行动时间表和所获得的团体名单,填写“团体资料”的其他部分;(2) 更正电脑内团体资料,特别是要注明团体费用的付款形式,以及团体房间号码;(3) 分发团体资料到有关部门进行跟催工作;(4) 把团体资料档案放后,以便以后跟催。4. 陪同与司机之食宿制度,待定。
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