司有关规定Р3.?定义Р3.1 受控文件:列于项目2,文件上盖有红色〖受控文件〗印章的文件。受控文件若有新版次发出, 将被自动更新。Р3.2 非受控文件:没有列于项目2或文件上且没有盖有红色〖受控文件〗印章的文件。非受控文件若有新版次发出, 将不会被自动更新。Р4.?主要职责Р4.1文件编制者(各部门经理):确保其发出之文件内容的准确及适用性。Р4.2文件批核者(物业总经理):批核发出之文件成为有效之通用文件。Р4.3部门负责人/经理:负责确保分发给其部门的受控文件在适当的使用地方正确地存档且避免损坏及遗失。Р4.4文件控制员(总经理秘书):负责按本程序的要求, 执行及维持本管理处的文件控制系统。Р4.5 工程部文件控制员(工程部助理兼仓管):负责按本程序的要求, 执行及维持本管理处工程部的文件控制系统。Р5.?内容Р5.1总则Р所有文件原稿(2.2.3-2.2.5除外)应由文件控制员发出及保存, 并存档于文件控制中心。文件控制员则负责管理此文件控制中心。Р5.1.2 文件控制员须编制及保存一份《受控文件清单》DGM-GM-004, 以反映发出文件的最新版次。Р5.1.3 所有内部发出的受控文件须以标准编写格式发出。Р5.1.4?所有受控文件在发出前须由授权人员审核以保证正确。Р5.1.5?有关文件的基本审批要求详列于〖文件批核一览表〗附录3中。当需要时, 文件发出者可要求额外的人员参予。Р5.1.6?文件基本须由部门负责人批核。但有关部门负责人可授权适当人员批核文件, 而授权名单须书面通知文件控制员。Р 若授权批核人员缺席, 可委派另一名有同样职权的授权批核人员, 以审批属于所控制的文件。有关授权安排须书面通知文件控制员。Р5.1.8所有内部受控文件首页均须盖有红色的〖受控文件〗印章;外来受控文件〖受控文件〗印章盖于适当位置。Р5.1.9?不受控文件禁止作为运作管理之用。
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