素的影响。如:对方的关系,当对方的来访事关重大和我方希望发展与对方的关系的,往往采用高格接待;突变情况,如领导临时有事,只能让他人代替;老客人的接待,客人曾经来过,那么接待最好按上次规格。Р 总之,不论采用哪一种接待规格,秘书拟定后,由领导决定。一旦定下来,秘书应当把主要陪同人的情况和日程安排告知对方,征求意见,加以确认。Р (3)、制定接待工作计划Р “凡事预则立”,接待来访者,制定接待计划很有必要,第一是可以合理地安排各项接待工作,使之有条不紊地开展;第二是可以使有关人员提前安排好自己的时间,保证接待工作顺利开展。Р 接待工作的计划一般包括三个方面的内容:确定接待规格、拟定日程安排和开列接待经费。Р 涉及的具体内容有:①来宾的单位、来访的目的、要求、人数、性别、身份、生活习惯、抵离的日期;②工作日程的安排;负责这次接待的高级管理人员和专职陪同及接待人员的安排;来宾的住宿地点、标准、房间数量等;会见、会谈的时间、地点和参加的人员、人数,担任主谈判的人员,其他谈判人员、翻译、后勤服务人员名单,Р 大的项目还要有律师和会计的名单;宴请的时间、地点、规格、人数、次数;参观游览和娱乐等活动的时间、地点、人数、次数及陪同人员;接待期间的交通工具的安排;接待期间的安全保卫工作,包括饮食卫生、人身、财产安全等;③接待经费主要包括住宿费、餐饮费、劳务费、交通费、工作经费、参观考察娱乐费、纪念品费、其他费用等。若来宾的住宿费、交通费等一切费用由来宾自己承担的,就必须把所需费用数目与日程安排提前通知对方(用电话或信函等)。若由两个或两个以上单位联合接待的,则双方要明确经费的承担问题。接待计划制定好后,送交领导批准,一经批准,按照方案组织人力、物力、财力做好接待准备工作。同时,制定并填写表格,印发各有关人员,使有关人员明确自己在此次接待工作中的任务和责任,提前安排好工作,确保接待工作圆满成功。
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