.1 政策法规标准类的资料信息由各部门负责收集,交行政办公室汇总、整理、更新、保存,详见《文件控制程序》。 4.2.1.2 行政办公室在行政领导的授权和指导下,负责与政府相关部门、上级主管部门、行业协会、媒体、咨询认证方等的沟通,了解相关的信息。工程部负责与计量所、装修改造方等供方进行信息沟通,对其提供的服务施加影响。财务部负责与酒店物资(品)供方进行信息沟通和联系。 4.2.1.3 经营部门和大堂副理部负责与顾客的信息沟通,听取顾客的意见(需要、建议、服务感受、投诉等),与顾客交流(介绍服务、解释、回答等),以满足顾客各方面要求; 4.2.1. 4各部门直接从外部获取的其它类信息,如服务改进、质量管理信息等,在一周内以《工作委托单》(《信息联络处理单》)反馈到大堂副理部,由其负责分类、整理, 根据需要传递到相关部门。 4.2.1. 5对来自上述相关方投诉的处理详见《纠正措施控制程序》、《预防措施控制程序》。当对方有要求时,应立即给予解决或答复。上述相关方反馈的其它信息,可由对应部门以《工作委托单》的形式转交给大堂副理部组织处理。 4.2.2 内部信息的收集与处理 4.2.2.1 正常信息的处理:各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息。行政办公室按照相应程序文件的规定向有关部门传递质量方针目标及其完成情况、内部审核结果的信息。行政办公室及时向有关部门传递法律法规更新的信息。 4.2.2.2 (潜在)不符合信息的处理详见《纠正措施控制程序》、《预防措施控制程序》。 4.2.2.3 紧急信息(如出现重大质量事故时)由发现或当事部门迅速传递给行政领导、管理者代表或当值 EOD 组织处理,可采用手机、座机、小灵通、留言转告等方式紧急沟通。 4.2.2.4 其它内部信息,提供者可用《工作委托单》反馈给行政办公室或大堂副理部进行处理。 4.3 信息库的建立和应用编制审核批准
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