件应严格遵守传阅范围和保密规定, 不得将有密 9 级的文件带回家、宿舍和公共场所, 也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。经办人如未能如期按要求办妥交办事宜, 应于处理期限届满前, 请示相关领导同意后, 以口头方式通知公司或部门收文员更改处理期限以保证文件的及时传阅。公司外来文件和内部文的收文编号,由总经办收发员和部门收文员按年份依流水号一文一号编制。三、关于收、发传真及快件的管理 1 、发传真时必须标明传真内容、收发单位、发件单位、收件人、发件人、传真电话、传真页数、传真日期、接收人的电话等事项,发送传真后须确认传真是否收到。 2 、收传真时不得随意丢弃、扣压拖延传真内容, 有接收人及时送达收件人并核实传真页数、收件单位、发件单位、发件人、收件人等事项。 3、总部发送、接收快件及挂号信一律在总经办登记,由总经办通知收件人签收, 凡收到的快件要当面打开,由总经办登记邮件资料明细方可交给收件人。收件人收到后务必将需转交他人资料及时交与应收人。 4 、公司内部各下属公司传给总部和各下属公司之间的收、发快件双方必须记录所邮寄资料明细,由直接收发人记录,以便查询。 5 、流程图如下: 10 发文管理流程公司外部来文处理流程口头提出发文申请同意发文拟稿形成拟稿审核表总经办初审相关领导审核总部对外文件:主管经理核稿; 分公司对外文件:分公司经理核稿; 公司各部门往来文件:主管经理核稿; 一般事务性文件:下发部门负责人核稿; 规章制度:各部门负责人、总经理、董事长会审签发发文存档公文、规章制度: 董事长签发; 一般事务性文件: 1 、业务类- 主管经理签发; 2 、管理类- 主管经理签发; 一般事务性文件: 网站公布, 如需打印再印出下发公文、规章制度:印出下发填写发文登记表文件原稿、拟稿审核表发文部门发文部门校对、(盖章、装订)登记总经办总经办总经办相关领导批准
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