意不要随便使用“紧急”之类的字眼;6.回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,切忌出现“回复:回复:回复……”这样一连串的标题。二.称呼1.恰当地称呼收件者,注意拿捏尺度;2.邮件的开头要称呼收件人,这样既显得礼貌,也明确提醒收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;二.问候语?邮件开头结尾最好要有问候语1.最简单的开头可以用一个“Hi”,中文可以写“您好”;2.英文结尾常见的写“BestRegards”,中文可以写“祝您工作愉快”,正文中需要对方协助工作等结尾可以写“谢谢”,节日前夕可变为相应的节日祝福语;3.开头问候语后,进行必要的自我介绍,表明身份,以示对方的尊重,引起客户的重视。惯用表达方式:您好,我是贵司专属客服***,首先预祝您节日快乐,感谢您以及贵司长期以来对我司的关注与支持!(很高兴与您邮件联系......)“礼多人不怪”,礼貌一些总是好的,即便邮件中有些不妥的地方,对方也能平静的看待。三.正文1.邮件正文要简明扼要,行文通顺(1)邮件正文应简明扼要的将事情说清楚,按逻辑顺序安排邮件内容:首先:开门见山,说明问题;其次:背景说明,细节描述;接着:提供支持性材料或附件;最后:如果有必要,可以委婉给出建议或者总结。(2)行文要通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,切忌出现让人晦涩难懂的语句;(3)正文的长度需控制在不要让收件人需要拉动滚动条才能读完为宜。三.正文2.注意邮件的论述语气(1)根据收件人与自己的熟络程度、等级关系,邮件是对内还是对外性质的不同,选择适当的语气进行论述,以免引起对方的不适;(2)尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现;(3)电子邮件可以轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。3.邮件正文多用1234之类的编号,以清晰明确(1)如果事情繁杂,最好以1、2、3、4列出清晰明确的说明;(2)保持每个段落简短不冗长。
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