依据保管要求:《物业服务欠费通知书》以挂号信形式予以寄发。寄发前,客服中心应将所寄发的《物业服务费欠费通知书》进行复印,寄发时由邮局在该复印件上加盖邮戳,并由客服中心指定的专人负责将此复印件进行装订,装订后注明邮寄日期,并附上邮寄房号清单后按月进行存档。Р2、《律师函》:Р《律师函》统一由特快专递方式予以寄发。寄发后,由客服中心指定的专人负责对特快专递的留存联进行装订,并附上邮寄房号清单后按月进行存档。Р3、录音资料:Р(1)电话催费的录音资料:Р项目管理处配置一部数码录音电话。催费时,催费人员必须通过录音电话进行拨号催费,且催费过程中应录下向业主说明催费当天的日期、小区名称、房号、业主姓名、欠费金额以及缴费时间等通话记录,同时在《欠费催收记录表》中详实做好书面催费记录。《欠费催收记录表》由客服中心指定的专人负责按月进行装订。客服中心指定Р的专人负责每月对电话催费录音数据进行刻盘(光盘上应注明催费年月),并将该光盘与装订后的当月《欠费催收记录表》一并存档;Р(2)上门催费的录音资料Р项目管理处配置至少一支录音笔。催费人员上门催费时应运用录音笔做好与业主的沟通内容录音,且沟通时应注意向业主说明催费当天的日期、小区名称、房号、业主姓名、欠费金额以及缴费时间等语音信息,并在《欠费催收记录表》中详实做好书面催费记录。催费完毕,催费人员应将录音笔中相关数据交至客服中心指定的专人处,由该专人保管录音笔,并将催费录音记录保存至电脑《上门催费录音记录》文件夹中,并按月将上门催费录音数据和《欠费催收记录表》一并存档。Р(三)存放时间要求:Р1、《物业服务费欠费通知书》《律师函》、、电话及其它录音资料等应由各项目管理处指定专人进行专项保管,在未确定收回所欠物业服务费前,应对相关记录妥善保管不得擅自处理。Р2、欠费收回后,经各项目管理处负责人确认后,方可销毁欠费催收依据。Р二〇一二年十一月十六日
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