会务活动的组织仅仅凭企业一方实力难以成功,须整合各方力量协同筹办。从经验来看,按照各方分工合作的原则,除了传化自己的组织推进力量之外,还需要政府力量及供应商的大力支持。Р3.1 传化方主要工作Р在大型会务活动的筹办过程中,企业营销策划部门须拟定整体活动策划案,包括活动定位、活动规模、目的意义、目标邀请嘉宾及整体活动的组织安排。Р而会务管理实施工作则应拟定一份工作推进计划,即根据整个活动的策划,系统安排会务管理工作,明确工作要项、时间节点、责任分配、人力分工;并严格按照推进计划的落实做好每一项工作。Р3.2 政府方主要工作Р政府主要工作Р1、相关政府领导及主管领导的邀请Р2、国家部委等重要政府领导的接待Р3、有关新闻媒体的邀请(宣传部)Р4、会务礼品的协助发放Р5、签到人员的协助安排(VIP室、嘉宾签到处)Р6、车辆的协助安排Р7、主席台就坐人员及餐宴主桌、副桌名单的协助确定Р8、新闻发布会及会务答谢午宴的协助预订,领导专访的安排;Р 出面协商用餐自带酒水问题及食品安全的检查Р9、嘉宾住宿房间预订的出面协商Р10、会务当天现场水电、通信的协调保障Р11、会务现场内外的交通指示、疏导;Р 现场治安秩序及消防安全的检查;Р 国家部委、省、市、区领导的安全保卫工作;Р 进入酒店车辆畅通和停车协高;现场突发事件的协助处理及现场医疗保障工作Р12、会务前5天天气预报的提供Р13、会务现场至酒店途中当地相关人文历史的介绍Р14、市容、市貌的整治Р3.3 供应商主要工作Р广告公司Р(1) 签到方案的确定(包括签到地址的确定、VIP室及布置)Р(2) 签到物品的准备:签到笔、签到本、签到台、名片接收盘,签到台鲜花Р(3) 礼仪人员的安排(VIP室、签到处)Р(4) 来宾入席区域的划分Р(5) 开业典礼现场布置方案的确定、组织实施Р(6) 主会场搭台、场地绿化/座椅摆放、矿泉水的摆放、卫生清理
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