必须在发文登记单上签字,发文登记单随留底文件一同保存,以备核查。Р收文Р (1)建立收文登记簿。填写顺序号、收文日期,来文单位、文号、文件名称、份数、内容摘要、处理情况等事项。Р (2)上级或其它单位文件、内部资料以及挂号信件等都应登记。一些带广告性质的信函以及不具文件性质的电报、报刊等不必记录。Р (3)急件随到随登,并及时分送,不得延误。Р (4)在收文登记的同时,在文件右上角加盖本公司的收文专用章。Р第六章印鉴、介绍信管理制度Р 第二十八条公司印鉴、法定代表人个人印鉴、总经理个人印鉴由总经理指派专人保管,公司业务部门的印鉴由部门负责人指派专人保管。Р 第二十九条印鉴必须放在安全的地方,不可乱放,发现印鉴丢失或有异常现象,应及时报告领导,迅速查明情况,及时处理,确认丢失,应向有关部门声明作废。Р 第三十条各业务部门因对外业务需要使用公司印鉴时,需经办公室审核、签字登记后,方可办理。公司投资、担保等重大经济活动涉及各种对外合同使用公司印鉴,需经总经理签字,交由办公室登记后方可办理。Р第三十一条所有公司文件应先编上文号,经总经理签发后方可加盖公司印鉴。Р 第三十二条各业务部门印鉴或专用印鉴因机构变动或其他原因停用时,应统一交回办公室加以销毁。Р第三十三条凡以公司名义出具的介绍信,须由行政管理中心经理签发。填写介绍信应按规定内容填写,持出部分和存根部分内容一致,经办人需在存根联上签字。Р 第三十四条所有介绍信均应按顺序编号,非经总经理书面特许,不能出具空白介绍信。经特批出具的空白介绍信必须说明有效期限,并由使用人在介绍信存根签名。Р第三十五条非本公司工作人员,不得使用公司介绍信。因工作需要必须使用时,须经总经理书面批准。Р第三十六条妥善保管介绍信存根,及时归档。Р第七章文印、办公设备管理制度Р 第三十七条办公室文印人员必须遵守公司的保密规定,不得泄露工作中接触的公司保密事项;
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