,即需要对文件的部分内容进行修订。Р (2)文件内容的修订仍由文件的主办单位提出条款,补充的新内容必须下发予以公布,同时注明作废的条款。修订的文件仍按原文件发放、审批程序办理。Р 3.失效或作废文件的处理规定:Р (1)失效文件是指:时效期已过的工作通知、工作通报、计划类、会议决议类等一次性文件。此类文件过期自行作废,不再回收。Р (2)作废文件指:由于新文件发布后,原有的不再有效,如因组织结构、人员变动、事务发生变化而无法继续执行文件。为避免和防止文件的误用,作废文件应由文件发放部门收回,并注明Р“作废”字样。此项工作由经办单位将全过程记录好,存入档案,以备后查。Р 4.文件发放的管理:Р (1)由办公室根据文件发放顺序建立“公文总清单”(以一年为时间单位),每年一次将现行文件进行清查、摸底,查对是否有作废文件未收回。发现此类问题应及时进行处理,确保现行文件的有效性,避免作废文件的误用。Р (2)各公司、部门必须指定兼职的文件资料管理员,负责本单位公文的管理工作,并建立档案卷宗。文件发生保管不当的,应追究文件管理员的责任。Р 5.文件的归档和清退、销毁:Р (1)公文办理完后,办公室应及时将公文的底稿、正文和有关资料收集齐全,根据《国家档案法》的有关规定进行立卷归档,存于各公司办公室或文件的下发部门,个人不得保存应当归档的公文,集团公司有规定的,按集团公司规定办理。Р (2)公文的清退:当上级来文注明公文需交回时,由办公室根据上级的要求及时将文件送回发文单位。Р (3)公文的销毁:对收回作废的文件或根据档案管理规定已过期的文件,应登记造册,列出清单,报分管经理批准后销毁。应保留销毁文件清单,以备后查。Р 七.本规定与公司iso91质量体系文件或集团公司规定有不符时,按质量体系文件或集团公司规定执行。Р 八.本规定自发布之日起执行。Р 九.本规定由水务总公司办公室负责解释。
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