备案】所有合同应在盖章后三个工作日内到合同管理部门存档、备案;业务部门、财务部门各留复印件存档。Р年度协议内分次执行的合同,承办人应将合同按公司的统一格式文本记录在案,可每季度末报公司合同管理部门备案。Р订立的合同应由合同管理部门按主办业务部门、对方当事人、签订日期等标准统一编号。Р【合同的销毁】公司合同履行完毕四年以上、确定已无留存必要的,可以销毁;但必须由合同承办部门确认合同确无遗留问题、已无留存必要,由主管领导审查签字后,报合同管理部门统一注销、统一销毁。Р 公司任何员工未按本办法规定的程序都不得销毁合同。Р【定期检查制度】公司合同管理部门应定期对公司所有合同进行检查,及时发现并解决问题,对受检查的部门出具检查意见书,协助部门建立预警机制,降低风险。Р 接受检查的部门应当积极配合,并按检查意见书内容及时整改。Р 授权委托书的管理Р【授权委托书的定义】本办法所称授权委托书是指由公司法定代表人签署的、授权他人以公司名义代表公司对外参加活动(例如对外签订合同)的法律文书。Р【授权委托书的内容】授权委托书应当包括:Р委托人与被委托人双方;Р委托事项及权限范围;Р委托期限;Р其他特别事项。Р【授权委托书的签发】授权委托书应依据业务需要,一律由公司法定代表人签发。Р【授权委托书的申办程序】公司各部门依据业务需要,由部门负责人负责对申请授权委托书的审查,经办人以填写完整并经公司法定代表人签字同意的申请表后到合同管理部门统一办理。Р【授权委托书的特定要求】公司应按业务的实际需要严格控制授权书的有效期限,该期限必须在受托人的劳动合同或聘用合同期限内。Р受托人员依所委托事项的范围、权限完成相关事宜,不得假借授权谋求私利,损害公司利益;不得为自己或第三人经营与其受托事项相同或相近的业务;Р【及时通知】受托人变动时,及时通知有关各方,做好销售、回款的衔接工作,保证销售、回款的安全性、及时性。
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