存档。(2). 参与投标的相关部门, 不得私自从工程管理部借出备份文件, 有关部门方确实需要借阅,则借阅人应有部门领导的签条(见样条)。(3). 工程管理部领取中标通知书后, 应即刻由资料员存档, 使用时按借阅制度借阅和归还。 4 、中标图纸的发放和存档( 1) .根据惯用的招投标程序,凡甲方或招标公司发放的正式的施工图纸, 必须在工程管理部存档一份备用图纸,给公司各部门借阅提供方便。(2) .对于公司自行设计的施工图纸,同样按照上述规定自觉执行。( 3). 甲方、招标公司发放的正式图纸( 盖有报审章或甲方签字认可) 存档后, 不得随意借出、涂改。如需要, 可临时翻阅或复印, 复印者应在文件借阅处登记。( 4). 上述要求会给公司在中标后的决策、设计、施工、设计变更, 施工变更以及决算工作提供依据。 4 、存档后招投标文件的管理( 1). 资料员负责管理招投标文件资料, 按照日期, 项目、及不同的性质进行整理、分类、登记、存档备案, 负责对存档文件资料的定期整理和检查, 负责统计文件借阅登记及归还情况,确保文件的完好性和有效性。( 2). 资料员对所有招投标资料负责统一管理, 因工作原因需要借阅招投标资料, 要明确责任人和使用期限, 并持有部门领导的签条, 使责任明确化、具体化, 以保证资料的完整和如期归还。使用期间, 使用人要保证资料的完整和清洁, 造成破碎和丢失的要追究相应的责任。 3 .报废的资料严格按照销毁和监销制度进行销毁。 4 .公司职员调离或离开之前,要到工程管理部签字确认是否有借阅记录, 如有借阅,要将所借阅的文件资料完整归还,负责人签字后方可离开。 5 .资料员应遵守资料保密的原则,公司文件不得外借、刻录、所使用电脑应加密,他人不得随意开启。公司文件借阅申请单编号: 申请部门借阅人日期资料名称用途申请部门负责人签字: 工程管理部负责人签字: 总工程师签字:
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