进行一次,那么最佳邮寄邀请函的时间是在展前2—3个星期,这样被邀请者可以在展前4—5个工作日内收到邀请函,以做好参展准备;如果是计划多次邀请,那就可以从展前90天时开始发放第一封邀请函,然后过45天再发第二封的邀请函,或者每两个星期寄一次也可以。展会邀请函制作注意事项:①被邀请者的姓名一定要准确,并且尽可能用手写。②邀请函要选用优质和有特色的纸张印制,要有本企业或者展会的特色标志。③邀请函的内容要用词准确,选用能引起注意的词语。如:“宣告”、“机密”、“简单”、“免费”、“特别推出”、“你曾注意过……吗等等。④邀请函的用语要热情、生动、诙谐、恳切。(三)参展人员的构成与培训1.会展工作人员的构成(1)筹备人员。所谓筹备人员是指在展会中负责各项筹备工作的人员,主要包括设计、施工、展品、运输、宣传、广告、公关、行政、财务、后勤等方面的工作人员。筹备工作人员是“幕后英雄”,他们虽然不和客户直接接触,但是展会的大部分工作是有他们完成的,他们是展会成功的重要因素。(2)展台人员。展台人员是指展会中负责展台方面的所有工作人员,包括接待客户、介绍产品、记录情况、洽谈贸易、签订合同等工作的人员。展台工作人员按照工作职责,是和客户与消费者直接交流的人员,他们是企业的形象,在展会期间他们扮演着企业“形象代言人”的角色。2.会展工作人员的配备和选拔(1)以工作性质确定工作人员筹备人员:一般从企业的广告、宣传等部门中选择,这些人员素质适合筹备工作的需要,能够更快的适应工作的要求;展台人员:一般从企业销售、信息、技术、公关、生产等部门中选择,他们熟悉产品,了解相关的信息,有一定的经验,和客户直接交往时具有一定的优势。对一些技术性比较强的行业展会,由于技术性比较强,所以要选择专家和技术人员参与到展台工作中,以满足专业参观者的需要。当参展者中有高级管理人员时,就要相应的配备公司的高层管理人员到展台服务。
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