电子文件控制程序

定部门进行,对涉及范围较大的电子文件应在发布前征集相关部门的意见,必要时组织有关人员进行讨论和评审,确保文件内容的适宜性。受控电子文件在公司内部网络中发布后,若各电子文件的使用者发现其电子文件与实际使用情况不符时,需反馈至分公司ISO专员处,由分公司ISO专员评估其修改是否具有合理性,需修改的反馈至原制定部门进行修订。? 5.4.2 受控电子文件不允许在公司内部网络中直接修改,应采取电话或邮件的方式与原制定部门进行沟通,由原制定部门进行修订,由文控中心控制其权限,IT部负责技术上的支持。РCOP-017 电子文件控制程序Р5.4.3 受控电子文件修改完成后,应按照《受控文件制订、审批权限一览表》的要求进行审批,重走其电子流程。? 5.4.4 修改后的受控电子文件,须注明修改事项,以便识别。? 5.5 受控电子文件及质量记录的编号识别? 所有受控文件必须清楚标明文件编号、版本号及生效日期。具体参照COP-001《文件与资料控制程序》之5.8章节要求执行。? 5.6 外来电子文件的控制? 5.6.1 所有外来受控电子文件须经本公司相关部门负责人审核、审批后,交由总文控统一管理。? 5.6.2 文控中心须建立外来受控电子文件目录清单,并记录在《受控文件目录表》中。各部门可在EIP 系统查询。РCOP-017 电子文件控制程序Р5.6.3 外来电子文件的浏览? 各部门相关人员如需浏览外来文件,须填写《文件申请单》并在“备注”栏中注明“浏览”字样,经品保认证中心体系科/分公司经理级以上负责人审批后交文控人员,文控人员凭《文件申请单》设立其浏览权限。? 5.7 受控电子文件在公司内部网络中的管理? 5.7.1 所有受控电子文件均由文控中心统一管理。文控中心须建立《受控文件目录表》,记录现行控制的所有电子文件,并须及时更新此表,以确保现行受控电子文件的正确性。各部门可在EIP 系统查询。