的, 在接待过程中一定要遵循平等、热情、礼貌、友善的原则。Р接待礼仪Р接待礼仪Р四、接待工作的程序Р(一)接待前的准备工作?案例: ? 天地公司的初萌是一个新员工,她在前台负责接待来访的客人和转接电话,还有一个同事小石和她一起工作。每天上班后一到两个小时之间是她们最忙的时候,电话不断,客人络绎不绝。一天,有一位与人力资源部何部长预约好的客人提前20分钟到达。初萌马上通知人力资源部,部长说正在接待一位重要的客人,请对方稍等。初萌转告客人说:“何部长正在接待一位重要的客人,请您等一下。请坐。”正说着电话铃又响了,初萌匆匆用手指了一下椅子,赶快接电话。客人面有不悦。小石接完电话,赶快为客人送上—杯水,与客人闲聊了几句,以缓解客人的情绪。请问秘书初萌有什么不妥的地方?秘书接待应做好哪几方面的准备工作?Р(一)接待前的准备工作Р1、心理准备Р(1)“诚恳”的心情? 无论来访的客人是预约的还是未预约的,是易于沟通?的还是脾气急躁的,都要让对方感到自己是受到欢迎、?得到重视的。对客人要有“感谢光临”的心理。当客人很?多或难于应对的时候,要暗示自己,“别急,别急,一件?一件解决,总能办完。”当客人发火或急躁时,不要受其?影响,是你自己的的问题就应道歉;是公司的或其他人的?问题,作为接待人员,你也应该道歉,因为你被客人看作?是公司的代表。Р(2)合作精神? 看到同事在招待客人,要有主动协助的精神,不能认为不是自己的客人就不予理睬。Р2、物质准备Р(1)环境准备? 接待环境应该清洁、整齐、明亮、美观,无异味。接待环境包括前台、会客室、办公室、走廊、楼梯等处。前台或会客室摆放花束、绿色植物,表现出“欢迎您”的气氛,会使对方产生好感。办公桌上的文件、文具、电话等物品要各归其位、摆放整齐。不常用的东西和私人用品,应该放到抽屉里固定的地方,以便用时马上就能找到。
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