程尽量安排2小时一次。Р——会议开始时间上午安排在8:30-9:30之间,下午安排在13:30-14:30之间。Р(2)会议通知的发送Р会议组织部门应该至少提前7个工作日发出会议通知,临时性会议至少提前3个工作日发出会议通知,以便与会人员能够事先安排行程及准备会议材料。Р4、申报会议预算Р每月25日前申报下月会议预算至行政管理部费用专员处,预算项目包括会议室费用、住宿费用、餐饮费用、茶歇费(包括会议用矿泉水),交通费、相关会议用品费用及浮动费用。参考原则如下:Р(1)在公司内部会议室召开会议,如为系统、中心召开的月度会议,根据参会人数及会议时间做矿泉水采购费用、会务人员交通费即可;如为系统、中心召开的季度会议,根据参会人数及会议时间做茶歇费用及会务人员交通费。Р(2)在公司外部酒店召开会议,根据会议时间及参会人员数量,预算项目应包括Р会议室费用、住宿费用、餐饮费用、茶歇费(包括会议用矿泉水),接送站交通费、其他相关会议用品费用及浮动费用。参考原则如下:Р5、参会人员确认Р根据会议通知中所注明的参会人员名单确认是否参会,具体如下:Р(1)特邀参会人员由会议通知起草人电话确认是否参会;Р(2)必参会人员如不能参会或委托他人代替参加会议,需向会议组织方最高负责人请假,在会议召开前由通知起草人与组织方最高负责人进行必参会人员的确认;Р(3)列席参会人员如不能参会,需事先告知通知起草人。Р6、会议设备准备Р会议承办人需在会议开始前与设备管理员/酒店会议室服务人员就会议室各项设备进行检查与调试,确保各项设备可正常运行。检查项目包括:投影仪、视频会议、幕布、电脑、无线麦克、电源等。同时需自备如下明细:Р设备明细Р数量Р设备明细Р数量Р烧水壶Р2个Р插线板Р至少2个Р保温壶Р2个Р激光笔Р1个Р录音笔Р1个Р电池(5#、7#、9V)Р各1包Р桌卡Р根据会议人数准备Р白板(笔、擦)Р至少1套
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