列入计划的会议如需改期,或遇到特殊情况需要安排其他会议时,行政中心需提前2天发出通知。 5.6会议议程由主办部门拟定,包括会议内容、讨论事项、目的、参加人员、时间、地点、大约时长、需要发言的人员和内容、要求等。 5.7周例会要求各部门于每周六下午15:00前将本周工作小结和下周工作计划提交至行政中心例会组织人员,如若未执行,减扣当月绩效奖金50元/次。 6.会议过程管理 6.1分发会议文件、材料 会议中所需要的文件材料,会议工作人员应及时、准确地分发到每位参会人员手中。可以在参会人员进入会场时由会议工作人员在会场入口处分发给每位参会人员,也可以在开会之前按要求在每位参会者的座位上摆放一份。 6.2其他服务 会中一般需用物品应有余量准备,以应付个别需求。会场要保持通风、采光,地面要干净,应准备茶水。 6.3会议记录 会议记录遵照“谁组织,谁记录”的原则,各会议组织部门指定一名会议记录人员,负责本部门的会议记录;如有必要,主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要,临时指定会议记录员;会议记录经相关领导审批后,下发存档。 7.会后工作 7.1清理会议室会议结束后,会议人员要及时拆除临时性布置,清点设备、用具,将搬动过的桌椅恢复原样、会场地面门窗清扫干净,确保会议室整洁,归还设备器材。 7.2整理会议记录并编制会议纪要 会议纪要的内容包括会议简况(包括时间、地点、参会人员、议题)和会议结果。会议纪要于会后一日内呈报上级领导审批,打印、下发给参会人员及相关部门。 8. 实施日期及解释权 8.1本规定2015年11月修订,自颁布之日起实施,之前发布相应规定同时废止。 8.2本规定解释权归行政中心,修订时亦同。(三),工作汇报制度各中心负责人和校区主管实行每日工作汇报制度,需每天向上级提交工作日志,内容为:工作总结和工作计划。便于领导对工作的监督和指导,可使各项工作有条不紊开展。
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