、文件一般由标题、单位工程名称及其部位、发文编号、签发人、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部分组成。二、文件标题应准确、符合监理用表规定要求。三、发文字号包括年月日号、文件编号。四、文件内容要求事实清楚、观点明确、条理清晰、文字精炼、用语准确。五、发文单位必须注明全称。六、多页文件应标明页码。七、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。八、文件纸一律使用A4型。九、文件必须盖章和具有相应职务有资格的人员签字。十、发往监理部以外的文件必须有总监签字和盖监理部印章或经总监授权(事情紧急而总监不在场经发文人与总监联系且总监认可的)方可发送,但还需总监到位后确认补签。第四节收文一、收文:施工单位分部分项工程报验单、材料、设备报验单由各分工监理负责签收和处理。二、其它文件均由监理部资料员专人收文,根据文件属性及时分门别类按要求及时登记。三、所有收文必须注明年、月、日,如该文件隔天可能造成重大责任事故的还需要注明收文时间(几时几分)。四、收文必须及时处理,收文必须及时告之相关责任人;如责任人不在场,收文人应及时报告总监,由总监指令专人处理。第五节发文一、发文一律使用监理部发文登记表。二、发文程序如下:资料监理员拟稿→专业监理工程师核查→打印→总监审核→(修改后)→专监、总监签字→(盖章)→发文→备案登记。第六节其他一、时限要求:1、特急:限60分钟内完成。2、急:限4个小时内完成。3、平:限24小时内完成。二、文件的归档要求:1、所有文件需按类别归入档案盒内。2、文件查阅后应及时按其原顺序编号归入档案盒内。3、查阅文件时要保证其文件的完整性,不得损坏文件。4、文件未经资料员、总监同时许可不得外借,经许可外借的资料应有资料员按规定时间完整收回。5、对未能按时归档或被损坏的资料要及时报告总监处理。苏州建筑工程监理有限公司老干部活动中心搬迁维修工程
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