业委会领导同意后方可查阅。5、档案库房必须有防盗,防火,防潮,防鼠等措施,库房内的档案应排列有序,按照保管期限或类别,项目进行保管。七、印章管理制度一、印章的保管1、印章(包括业主委员会公章、财务专用章等)分别由业主委员会不同委员妥善保管,确保印章安全。2、印章保管人和保管方式由业主委员会集体讨论决定,印章如不慎遗失,保管人员应及时向业主委员会报告,到主管部门按照规定程序重新刻制。印章管理人员如有变动,应及时上缴印章,由业主委员会重新确定印章管理人员。3、所有用印采取报批制度,必须经业主委员会过半数委员同意方可使用,凡未经半数以上委员批准,一律不能使用印章。印章使用人必须做好用印登记手续,并留存文件原件副本存档,以便备查,绝对禁止在空白纸上加盖公章。二、印章的使用程序1、所有印章的使用都要事先认真填写《公章使用登记表》,并经业主委员会过半数委员在《公章使用登记表》上签字同意方可使用。2、紧急情况必须使用公章时,使用人需与业委会过半数委员联系,向其说明情况,得到多数委员的口头同意后方可使用,但事后公章使用人必须在一周内完成《公章启用登记表》的补签工作,同意使用公章的其他委员必须亲自核实情况,确认属实后方可进行补签,如有不实有权拒签并追究有关人员的责任。3、每次公章使用都要有记录,要记录申请使用人姓名、用途、盖章人姓名、业主季会规章制度。三、印章的使用范围印章使用必须符合《管理规约》、《业主大会议事规则》、有关选聘和解聘物业管理企业方案与合同、《业主委员会章程》、专项维修资金使用和筹集方案以及业主大会通过的决议、决定、公告、协议、规章制度等。四、业主委员会主任、副主任应该每月核对印章使用登记本登记情况,确保印章使用登记本与印章实际使用情况相符。五、凡违章使用公章,造成经济损失或严重不良影响的,交县主管部门查处,由责任人承担法律责任。六、本规定由业主委员会负责解释,接受业主监督。
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