员撤离会场。Р会议信息的收集与编发Р秘书人员应该做好本次会议的记录、核实、汇总、整理和筛选、编写、发送或归档工作。Р会议记录Р本次会议的记录以书面记录为主,摄影记录为辅。Р完整的书面会议记录的内容应包括:会议名称;会议记录人的姓名、盖章;日期、时间(开始时间、结束时间);会议地点;议题;主持人;出席者名单;会议的经过情形及结论;相关的资料;下次会议预定日期。重要会议记录需主持人签名。Р会议记录要求:Р准确写明会议名称(要写全称),开会时间、地点、会议性质Р详细记录下主持人、出席会议应到和实到人数,缺席、迟到或早退人数及其姓名、职位,记录者的姓名Р忠实记录会议上的发言和动态,记录可分为摘要式和全文俩种Р记录会议的结果,如:会议的决定、决议或表决等情况。Р信息沟通:做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作:Р秘书人员要多听、多记、多想、多跑,才能比较全面地收集信息Р要深入实际,掌握第一手资料Р要注意信息的加工提炼,使成果让上司、与会者、新闻媒体都能方便利用Р要注重时效,反映敏捷,重视反馈信息的收集。Р做好会议的保卫工作:Р做好会议的保卫工作,确保与会重要人员人身安全、会议重要文件、会议的各种设备用品与与会者私人贵重物品的安全。Р三会后工作Р会场清理Р会场的临时布置(如会标、彩旗、盆景等)应撤除,一应用具、用品要清点、归好。搬动过的桌椅要恢复原样,会场地面、门窗应清扫、擦洗干净。尤其是会议所要参考、学习的文件应收齐、归档,废弃的文书应回收,用碎纸机销毁,不留纸屑,这也防止泄密。Р人员离会Р会后的送行与会前的迎接应同样的热情、周到。Р会议决算Р 开会应计算成本,应做预算。会议过程中的一切花费,应严格按照预算计划开支,因此决算应与预算大体相当。总之,应注意节约,切不可大手大脚、铺张浪费。Р会议报道Р做好会议报道工作,起到良好的宣传作用。本次会议应在学院网以及本院院报《大学生活报》报道。
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