分工把口,加强联络协调,统一指挥调度,维持好参观秩序。 6、会议简报编印工作。有的会议为使领导成员与参加会议的人员之间和各组之间能互通情报,交流情况,给领导主持和指导会议提供依据和参考,要编印会议简报,由材料组或会务组编印分发。编印简报的一般要求是:标题要醒目,内容要精炼,篇幅要简短,印发要及时。 7、会议材料回收工作。会议印发的属于保密范围的文件材料,在会议结束前应予以回收,以防发生失泄密事故。对因特殊情况而缺交、漏交的,会后仍要跟踪回收,不留死角。尤其对新闻单位或其他临时赴会借阅文件的人员,发文时一定要登记和交代清楚,他们离会时及时回收。 8、做好与会人员的返程服务工作。会务组应在会议结束前知悉返程需要住宿安排的人数,早作安排。需乘火车的,要提前2至3天征询车次,是否需要预购车票,并分别按乘车时间编组,做好送站安排等。在这项工作中,最关键的是抓好安全,应在会议结束时,通过主持会议的领导强调返程安全问题,严格不开夜车、不开快车等规定。(三)会议善后阶段。会议结束,会务工作不能同时结束,还要继续做好会议的善后工作。会议善后工作主要有以下4项: 1、做好财务结算。会议结束后,会务组要及时与酒店有关人员一起,核算住房、伙食等费用,并尽快结算外围账目。对凡属已列入会议预算或预算外开支应纳入会议报销的经费,都要作出处置,不要有遗留的问题。 2、做好会务工作总结。会务工作基本完成后,大会秘书处应及时召集全体会务工作人员进行总结,肯定成绩,指出问题,找出经验教训,并对表现好的人员进行表扬。3、会议文件材料的合订留存。会议形成的一切文件材料,包括主持词和发言记录等,在会间都要注意收集,会后要系统排列,装订成册,留作资料,一般应装2至3套,一套留存,其他可作为借阅资料。 4、会务用品的归还和整理。每次会议结束后,对一些常用的会议用品,借来的应立即归还,自置的应加以整理,以便下次再借或再用。
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