.6管理方案:FA/(管理处代码)—(文件名称)Р4.6.7工程图籍:TJ/(单位代码或专业代码)—(名称)Р4.6.8标书:BS/(单位代码或专业代码)—(名称)Р01 文件控制程序 A/0 3/3Р4.6.9合同:HT/(单位代码或专业代码)- (名称)Р4.6.10 程序文件记录表格: QR—(三位自然数序号)Р4.6.11各单位记录表格:QR—(三位自然数序号)(单位代码或专业代码)Р4.7 文件借阅Р4.7.1根据工作需要,经单位主管批准后本公司人员可以借阅有关文件,借阅人应在借出方的《借阅记录》上签字,并注明借阅期限,一般文件借阅期为一周,最长不超过一个月。Р4.7.2 文件管理人员和借阅人有责任在双方协议借阅期内沟通,并办理相关归还手续。Р4.7.3对借阅文件应妥善保管,不得损坏或私自复印。Р4.8 公开文件的控制Р4.8.1公开文件是指公司面向顾客公布或发放的各类文件,如业主公约、住户手册、住户须知、收费标准、通知、公开信等。Р4.8.2 公开文件的内容和标识的控制由负责编制或发放的单位负责。Р4.8.3 公开文件的标识应结合实际予以管理,如业主公约、住户手册等印刷品不必有状态标识,但在《文件清单》中应有明确编号和状态号;通知则应按公司统一格式和要求进行标识。Р4.8.4 各类公开文件在得到相应权限的批准后方可发放给顾客,公司发放的公开文件由总经理批准,管理处发放的公开文件由主任批准,审批记录应留用备查。Р5.0 相关文件与记录РQR-001 《文件发放名单》РQR-002 《文件清单》РQR-003 《文件修改记录》РQR-004 《发放记录》РQR-005 《收文记录》РQR-006 《借阅记录》Р02 记录控制程序Р版本:AР编制: 时间: 人Р审核: 时间: 人Р批准: 时间: 人Р文件修改记录Р序号Р页码Р修改内容Р状态变化Р审核Р批准Р日期Р备注
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