证台账汇总数据准确。台账应按年装订成册,留底备查。封面应有管理处负责人、出纳、台账专门管理人员签字确认。Р 二、应用收费软件,提高收费信息化处理能力Р 物业小区往往住户较多,收费种类繁多,收费时段长,收费信息量大,很多采用银行托收方式,如仅依靠手工台账和EXCEL表格台账进行收费统计,不仅工作量较大,容易出错、效率低下,还会导致信息维护困难、信息深度加工能力差。因此物业小区应尽量应用专业物业管理收费软件。为便于管理公司全部物业小区的收费,并做到规模经济效益,应采用网络版收费软件。收费软件的基本功能和要求包括灵活设置收费项目、生成应收款项、生成银行托收数据及银行扣款后生成托收记录、支持各种收费方式并生成收费记录、自动生成各种统计报表、网络化运行和实时监控、分工授权明确、操作和数据安全可靠等。网络版收费软件市场价格一般在十几万左右,企业大多能承受。在应用时,要确保数据初始化正确,特别是要保证房号、收费面积、收费标准、初始欠费数据、托收银行账号等基础数据的准确性,操作授权准确。日常应用时,要由专人通过一定的方法和措施审核数据输入的准确性。对现金部分,可核对现金会计入账金额和收费软件的现金收款汇总数是否相符。对银行收款部分,也要核对会计银行入账金额与收费软件的银行收款汇总数是否相符。审核后,数据不能再修改。日后发现有错的,主要可能是输错房号,应通过反审核后再进行修改。并充分运用报表统计功能,向相关部门提供收缴率、欠费信息等资料。Р 三、加强原始票据管理,建立收费核对、核销制度Р 原始票据包括收据、发票、支票、停车卡、停车专用发票、食堂餐票、游泳池票等票证,是企业取得收入的相关原始票证,应加强管理,建立有关领用、登记、回收、上缴、保管、核销制度,保证收费的会计入账金额与相关票证票面金额相符。各物业小区要设立票据员,负责各类票据的日常管理,控制收费环节的舞弊风险。票据员不得由出纳兼任。
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