8.3办公室应每半年对外来文件进行一次核查(通过网站、标准信息中心、书店等信息途径),发现文件已变更时应及时更新。Р5.9文件的回收和作废Р5.9.1受控文件失效时,办公室应按发放记录回收文件并填写《文件发放/回收记录》。回收时应对文件的数量和完整性进行核查。Р5.9.2失效文件由主管部门根据需要加盖“作废”或“作废保留”印章,防止其非预期使用。作废保留文件应建立文件清单。Р5.9.3对于作废的文件,文件主管部门填写《销毁纪录》,经理批准后进行销毁。Р5.10记录的控制Р5.10.1记录用表格按本程序控制,与编写文件时同步设计、审批。Р5.10.2记录用表格填上内容后,按《记录控制程序》控制。Р5.11记录的保持Р文件控制过程中所形成的记录,由相关部门按《记录控制程序》予以保持。Р6记录Р《受控文件清单》Р《外来文件受控文件清单》Р《技术文件清单》Р《文件发放/收回记录》Р《销毁记录》Р《文件更改记录》Р质量记录控制程序РSDZJ--CX03-2011Р1范围Р本程序规定了记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制Р本程序适用于与质量管理体系建立、实施、保持和改进有关的记录。Р2引用文件Р 《文件控制程序》Р3目的Р通过建立并保持记录,以提供符合要求和质量体系有效运行的证据,为改进质量体系提供信息。Р4职责Р4.1办公室负责本程序的归口管理,并归档管理永久性的记录。Р4.2各部门负责本部门使用记录的管理。Р5工作程序Р5.1记录的填写Р各部门负责本部门使用记录的填写,填写时应真实、完整、及时、清晰、易于识别和检索。Р5.2记录的收集和标识Р 各部门每月底对本部门使用的记录进行收集,收集后按《文件控制程序》中的编号方法对记录进行编号并编制《质量记录清单》,其中内容包括记录的类别、时间和保存期限等。每年底,各部门对记录进行一次整理,对于永久保留的记录,交办公室保存。
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