案的整个业务工作的过程看,档案收集工作是起点,档案提供利用是目的,而档案整理工作则是承上启下的关键。要严格遵循档案整理原则,按照档案形成的特点和规律,保护档案文件、材料、结案报告、处理意见之间的完整,对所保存的白头文件材料,要及时鉴定,选择有参考价值的上访材料进行立卷,归档成册。整理信访档案时,不要轻易打乱重整,一般说来,对已经立卷的,有规可循,有据可查,就应力求保持原有整理体系。在整理立卷时尽可能做到按年度分开,按材料性质分开,按保管期限分开。一般情况下,上级下发的文件、材料、按着时间顺序立卷,归属为长期。上访案件如果跨年度的应按结案年度,归属为永久卷,按着长期和永久分开,组卷后编一个流水号,做到当年形成材料次年初及时归档立卷,以便于利用和管理,使信访档案工作尽快实现规范化、制度化。四、加强信访档案利用工作,档案管理的目的是为了提供利用,信访档案在实际工作中被查阅的次数较多,因此既要做到保护档案的完整,还要考虑档案的方便利用,这就要求我们档案工作者在信访档案管理上必须做到“十防”即一是防盗,要设置专用铁柜进行保管;二是防缺失,在调阅案件时应进行详细的调档登记以防止造成案件材料缺失;三是防破坏,防止人为造成对档案的损坏;四是防火,及时排除一些火灾隐患:五是防水,杜绝淋湿、浸泡现象;六防尘,灰尘和烟尘不宜太浓;七是防潮,标准规定相对湿度在50%一60%为宜,过度潮湿可使档案形成纸砖;八是防霉变,因为以前档案中许多使用浆糊,易形成档案蛀虫;九防鼠,定期放置鼠药以防老鼠咬伤档案:十是防虫,定期在柜子中放置樟脑球,定期喷洒虫剂,以达到杀菌作用:十一防光,强烈的紫外线可使档案退色,纸张也会变黄而脆,严重时达到报废。因此,我们必须提高对档案作用的认识,加强信访档案的管理工作,为维护社会稳定,促进社会和谐,保证上访人员的合法权利,增强信访工作人员的责任心,发挥其重要的作用。(张瑞英供稿)
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