cience陕西师范大学秘书学系(一)签约仪式前的准备1.待签文本的准备1.文本一定要符合要求。待签文本应用精美高档的白纸印刷,按A4的规格印刷并制作封面以示庄重。2.待签文本应由主方与有关各方指定专人负责,完成待签文本的定稿、翻译、校对、印刷、装订和盖火漆印工作。按常规,在签约仪式时应为在待签文本上签字的各方提供一份待签文本,必要时还应为各方准备一份副本。3.进行文本准备时,要认真核对文本内容,确认各项协议条款跟文本的一致性,核对各种批件附件的完整性。如果出现争议或处理不当,应通过再次商讨得出一致意见后,再确定签约时间。4.要做好礼仪工作。本方使用并保存的文本在行文时,应是本方的称谓、签字人的签字位置在前。而对方使用并保存的文本则是对方在前。ShaanxiNormalUniversitySecretarialScience陕西师范大学秘书学系(一)签约仪式前的准备2.参加仪式的人员(1)主签人员随签约文件的性质而变化,可以是国家领导、政府部门负责人、法人代表等。原则上要求各方主签人员的身份职位大体相当。(2)助签人员负责在签字过程中帮助签字人翻揭文本、指明签字之处、互换文本等工作。要求熟悉仪式程序,站在各自主签人员的外侧,为主签人翻揭待签文本为其指明签字处,防止漏签或错签。多数情况下由各方主签人员的秘书或是礼仪人员担任。ShaanxiNormalUniversitySecretarialScience陕西师范大学秘书学系(一)签约仪式前的准备3.签约场地的布置1.场所的规格应与参加签约仪式人员的身份级别、参加仪式人员的多少以及待签文本的重要程度等诸多因素相符合。2.一般在签字厅内设置一个长方形桌作为签字桌横放,最好铺上深绿色的台布,其后摆放适量的座椅。双方签约仪式中一般摆放两张座椅共签字人坐,多边签约仪式一般设一张座椅供签字人轮流就坐。3.总体要求庄重、整洁、明亮、清静。
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