信函;接待来访宾客;替上司接洽外界人士;自动处理例行的事务;为上司安排旅行或考察;替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话等;准备好公司要公开的资料;替上司收集演讲或报告的资料;协助上司准备书面的财务报告、研究报告等;整理并组织好粗略的资料;替上司保管私人的、财务的或者其他的记录;协助上司申报所得税及退税;督导一般职员或速记员;安排会议事务,并做会议记录或纲要;复印资料。Р四、办公室环境布置Р目的:创造舒适而又工作效率高的环境;?塑造组织形象;?建立挡驾制度;?有利于保密工作。Р五、文员实务Р1、文员的工作顺序?计划的步骤、实施的步骤、检查的步骤。?2、“优先顺序”处理工作?(1)先将自己想做的工作以重要程度为标准分类;?(2)其次以紧急程度和重要程度为标准分类;?(3)同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率,对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序。Р3、文员管理时间的方法?4、文员的工作方法?请示方法与报告方法?请示内容:必须是自己难以处理或者无权处理的事,请求上司给予指示或授权办理。?请示形式:可以是口头形式,也可能是书面形式。重大、政策方面、需授权批准的事,书面请示,上司书面批复,以示慎重,也可备日后查证。一般的事,事务性工作,只需解决一些疑难的事,可用口头请示,上司只作口头答复或指示。紧急的事,文员可以先作口头请示,及时办理,事后再补写书面请示,留档备查。Р报告内容:一是定期报告工作情况和进程,让上司及时了解下情,随时作出指导;二是工作中发生的重大问题,让上司及时作出处理;三是合理化建议,供上司改进工作时参考;四是应上司的要求汇报情况。文员主动汇报情况,要区分轻重缓急,适时、适地、适度地进行,以免干扰上司的工作。?报告方式:口头或书面形式。重要情况、重大事项采用书面形式,必要时可以附上文员自己对情况的看法和意见,提出处理问题的建议和方案,供上司选择、参考。
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