晰,字体大小得体,排列相宜,符合体式要求。印制公文还应注意严守机密,要建立缮印登记制度。? 校对公文同样是保证公文质量的重要一环,应仔细认真,重要公文应有“二校”或“三校”,要正确使用校对符号。? 三、用印、封发和传递? (一)用印? 文件的用印是指在需要用印的文件上加盖机关印章。用印应以领导人签发字样为准,原稿上没有机关领导人签发的意见,不得用印。重要公文要填写“用印登记簿”。例:? (机关名称)文件用印登记簿Р(机关名称)文件用印登记簿Р时间Р用印?单位Р用印文件标题Р件?数Р批?准?人Р用?印?人Р经?手?人Р备注Р(二)封发? 封发是公文形成的最后一个环节,不可忽视。首先对印发公文应该进行登记,一般采用发文登记簿的形式。内容包括序号、日期、发文号、密级、文件标题、发往机关、份数、归卷情况等。(机关名称)发文登记簿(内收发用)Р顺?序?号Р日?期Р发?文?号Р密?级Р文件?标题Р发往?机关Р份?数Р归卷?情况Р备?注Р另外就是封装和发送,要认真仔细,封发文件应注意,分装之前,先要看发文稿纸注明的发往单位,密级、有无附件等;然后按发送份数进行封袋。要注意分装准确,不要装错。入封文件要折叠平整,并略短于信封长度,以免启封撕破文件。要正确填写封套封面,地址、名称准确,字迹清楚、工整。如遇急件、密件、亲启件,注意在信封上注明或加盖戳记。文件封口要用浆糊或胶水封实,不要用订书钉封口,绝密文件应盖专用密封章?或贴密封签,以防泄密。对封装后的文件要及时发送,以免误时误事,并填写送文登记簿。? (三)传递? 公文传递也是一个很重要的环节,要保证发出的公文不能遗失。公文传递可通过邮局或公文交换站进行,要确保公文的安全。传递秘密公文,必须采取保密措施。目前,随着办公室自动化的发展,利用计算机、传真机等传输公文也很普遍,但传输秘密公文,必须采用加密装置。绝密公文不得利用计算机、传真机传输。
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