资料管理运作流程图:2.2.1档案资料收、发管理程序物业服务中心重要资料(如委托方提供的资料)接收必须经过物业服务中心总经理或其指定负责人验收,完善交接手续后方能分卷立档。物业服务中心日常管理文件(如物业服务中心通知、通报等)按照本公司制定的文件管理程序进行发放及接收手续,并分卷立档。2.2.2档案资料管理要求采用多种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、光盘、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等,并采用相适应的保管、储存方法。尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和利用。电脑文件由专人按照规定设置子目录进行分类文件管理,定期清除过期失效文件。原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以利查阅者及时找到有效的文件。档案的鉴定必须由物业服务中心总经理或其指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定,其他未经授权人士无权决定。档案组卷按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,并按不同业务部门分柜保存。专人负责档案保管,做到档案标识清晰,分类明确,易于查找;档案出室必须由具备资格的人员经过登记后方可借出。档案管理人员需按时检查档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽所导致的文件流失。档案室内保管环境要求达到防火、防潮、防变质等要求,配置有效的灭火器材,并放置适当的干燥剂用以防潮,档案管理人员需及时进行检查和清理,保证文档保管条件符合公司文件管理要求。针对科交中心物业档案资料特点,制定严格的档案保密制度,对档案资料的安全保密管理向业主负责。以上物业服务中心的档案、资料管理方式,在确定合作关系后,将参照政府机关的有关规定予以改善,以期符合委托方的委托要求。物业服务中心在项目物业管理期限后,如双方不再续约,将毫无保留地将完整的全套档案资料移交给委托方。
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