在文件制作的质量、文件处理的程序化、制度化等方面提出要求,建立文书处理流程、归档范围、保管期限、分类大纲、保管利用、安全管理等方面的规定、制度和办法,通过业务文件进行指导,能减少培训时间,节省人力、物力和财力,即使兼职档案员流动较快,也能迅速让新从事档案工作的档案员尽快掌握基本的档案业务技能。在机关档案信息化进程中实施标准化、规范化、科学化管理,加强软件和硬件建设力度,建立健全机关档案信息安全保障体系。必须严格执行国家相关技术标准,满足数字档案资源数据和格式规范统一,数据共享安全等要求。目前国家档案局已正式出台《电子文件元数据方案》、《电子文件长期保存格式需求》和《基于XML的电子文件封装格式》三个档案行业标准,为信息化建设打下初步基础。办公自动化系统以及档案管理系统应该在前期开发时就应该以这些标准为依据,从数据的最前端规范,让档案专业人员参与OA系统开发,按档案管理要求和特点提出系统需求,真正实现办公自动化系统与档案管理软件的无缝对接,实现文档一体化。要加强档案工作创新服务,强化档案服务意识,提高档案工作为机关各项重点工作服务的能力。档案工作者只有转变保守思想,开拓档案工作利用新方式,创新积极服务观念,充分利用档案网络快捷、方便的优势,积极开发网络利用、自助査询等新模式,充分发挥档案的信息作用,保证档案信息及时、有效地为领导及机关各项重要工作服务,才能体现档案工作的核心价值竞争力。作者:周知勇单位:云南省档案局参考文献: [1]姚美荣.对加强机关档案规范化管理的几点思考[J].档案,2009 [2]熊莉萍.浅谈机关档案开发利用工作现状和对策[J].城建档案,2012 [3]吕海梅.机关档案管理工作中的问题与对策[J].山东档案,2010 [4]穆丹.机关档案数字化工作的几点思考[J].黑龙江档案,2013 [5]姜玉英.谈机关档案工作的发展和改革[J].理论观察,2013
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