供应商达成一致后,按集团公司《合同管理办法》规定与供应商签订采购合同或订单,采购合同不但要明确技术要求,验收条件和质量保证,还要保证合同的严肃性、时效性和可操作性,并明确发票种类;合同或订单原件档案室存档,复印件物供部保存;合同签订后采购员要立即进行系统录入,统计员进行审核;c在合同项下的每次订货,采购员均需填写正式的采购订单,订单需要列明下列条款:①供应商资料:包括名称、地址、联系人、联系方式;②采购物资的描述:包括品名、型号、规格等,如有超出标准的特殊要求需特别注明;③订单所采购的数量/重量:单位包装数量/重量;包装件数;④单价、总价、付款方式;⑤计划到货时间:分批交付时应明确每批物资的交付时间和交付数量;⑥对应合同号。d采购员应要求供应商在其“发货清单”中列明对应的合同或订单号以及包装方式,并根据供应商的“发货清单”制作“到货单”,若属分批交货者,采购员应于“到货单”上标明“分批交货”以资识别;e采购员使用暂借款采购时,应于“到货单”标明“暂借款采购”,以资识别。5.3.5进度管理a采购员应注意采购物资的交货期,及时向供应商跟催交货进度;b物供部采购主管对采购过程进行监督,对于采购员未能按既定进度完成作业时,通知申报单位,依据申报单位意见拟订对策处理;如因采购员个人原因造成的进度不畅,将追究采购员责任。5.3.6采购员管理a参加物资采购的人员要严格自律,加强法制观念,自觉抵制不正之风,任何人不得私下收受回扣或酬金;b严格遵守采购规范流程,按流程办事;c无论是技术、商务谈判,要保证参加人数不少于两人。d参与招标各相关部门,既要明确分工、明确责任、互相配合,还要注意发挥互相监督的作用,确保企业的利益不受损害。6验收与付款6.1依据相关检验与入库规定进行验收工作。6.2依据财务管理规定,办理供应商付款工作。7本制度经公司总经理办公会议审核通过后公布实施,修正时亦同。
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