关于进一步规范会议室使用和管理的通知

关于进一步规范会议室使用和管理的通知 公司各部门:公司会议室是召开各项重要会议的场所,包括行政楼3楼会议室和4楼培训中心。各类培训、会议及活动均由行政人力资源部统一管理,指派专人负责。为进一步协调各部门能够有效使用和日常管理,现就有关事项通知如下:一、会议室使用范围(一)党支部各项会议、董事会成员会议。(二)各职能部门月度会议、季度会议等例行会议。(三)管理推进小组组织召开的各项管理协调会议。(四)各职能部门承办的行业及相关主题的活动、会议。(五)来公司检查、指导工作的省市部门安排的会议和活动。(六)各部门20人以内的新员工入职培训会议。二、申请使用会议室程序(一)各职能部门或党支部承办的各类重要活动、重要会议,承办部门至少需提前三天提交会议室使用申请表,经申请部门主要负责人签字、行政人力资源部负责人签字同意后,将会议安排交至行政专员方璞处,以便行政人力资源部统筹安排。未履行手续不得随意使用会议室。(二)如果申请使用会议室的时间和地点发生冲突,由行政人力资源部协调解决。(三)任何部门不得私自以部门名义申请会议室供外单位使用。三、使用部门负责当次会场的布置(接待、现场服务和清扫)工作。不得随意移动桌椅位置,改变布局(确需移动,须经行政人力资源部同意);不得乱挂标语;会议结束后关闭音响、灯光、空调电源;关好门窗。四、行政人力资源部负责会议室的安全管理。会议室内物品属公用物品,任何个人和单位不得擅自带出和挪作它用,如有损坏或遗失,将视情况对组织召开会议部门负责人予以处罚。五、会议召开如需使用音响、投影仪、电视机等设备,由组织召开会议部门与信息部负联系相关事宜,同时,行政人力资源部做跟踪管理。本通知即日起执行,望各部门积极配合。 安徽詹氏食品有限公司二零一二年七月三十一日