构比较稳定,职权分工比较清楚的,宜采用保存价值——年代——组织机构分类立卷方法,否则,就要采用其他切合实际的方法。下列文件应准确划定归档时间:1、年度计划、总结、预算、决算、统计报表,归入内容针对年度;2、多年规划、计划、预算、归入开始年度;3、多年总结、决算、归入最后年度;4、总结、计划写在一起的文件,归入主要内容的年度(如总结部分内容偏重,应归入总结的年度);5、难于分清主次的总结、计划,每年度各一份;6、会议文件有针对性年度的,归入针对年度;没有针对年度的,归入举行会议年度;7、专案文件,归入结案年度;8、请示、批复的文件,归入批复年度;9、转发、批转的文件、归入本单位制成的年度;10、法规性文件,归入批准和公布年度。党工团、行政文件分别整理立卷,如文件张数较少,可合并立卷。卷内文件排列要有条理,有系统,保持文件之间联系。一般可按时间顺序、问题和重要程度排列。1、对作者、问题单一的案卷,按文件日期先后顺序排列;2、会议文件,按重要程度结合形成顺序排列;3、专案文件,按批复、结论、综合材料,证明材料和个人写的材料顺序排列;4、一份文件,正本在前,底稿在后;正件在前,附件在后;批复在前,请示在后,转发件在前,原件在后;重要文件的历次稿,最后定稿在前,其它稿依次排列。保管期限要划分准确,不同保管期限要分别立卷。案卷标题应全面、简明、确切,揭示卷内文件的作者、问题、名称等主要内容和成份。卷内编目和填写卷内备考表1、填写卷内目录,应用黑色笔填写。卷内目录的项目要填写齐全,字迹要工整、清晰;2、编写页码,卷内文件排列后,需用阿拉伯数字在文件右上角顺序编写页码。编写页码以案卷为单位,一个案卷内,页码不得重复;3、填写卷内备考表,卷内需要说明的问题,以及其他要备考的问题,填写清楚,附于卷首。案卷装订1、案卷装订前,要去掉文件上的金属物。装订线外边有字迹的要加边托裱,破损文件要修补好;
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