Р经常与会务人员接触,聆听需求,协调落实Р 各项活动。Р记录会务人员的电话及提供自己的联络方式给会务人员,保持沟通的畅通。Р2、会议跟踪日根据会议计划,按行程安排提前一天检查,协调次日各项活动,确认各部能按时作好准备。Р按会议活动日程,在每项活动前1小时—30分钟确认各项工作已落实到位。Р与餐饮部沟通,确保宴会用餐、会场工作的提前落实。Р与大堂副理协调,确保VIP服务、会场、用房等确保落实。Р与美工协调,确保环境布置的落实。Р将大堂副理、餐饮部等介绍给会务人员。Р变更通知Р客户如有任何计划的变更,应及时在会议计Р 划通知中更改。并同时电话通知相关部门。Р通知餐饮部、大堂副理、预订等相关岗位有关更改内容。Р跟踪检查变更后行动计划的落实。Р9、会议的分房操作Р接到会议信息时,立即进行初步框房,将会议的大概时间、用房数、联系人输入电脑。Р如在会议召开前一周尚未接到会议通知单,则与电脑中输入的联系人联系,确认会议是否在店召开。Р在会议确认后,根据会议通知单的要求生成户籍。Р在会议召开前一天,对照会议通知单,核对电脑中的分房。Р接到变更通知后,立即在电脑中作出相应的修改,对通知相关部门。Р10、会议意见的收集与反馈Р会议结束后请会务人员填写意见反馈表Р会议结束后,务必要征询会务人员及参会人Р 员对酒店的意见反馈表。Р顾客反应一般、较差或投诉事项应详细写明内容,满意的事项如可能也要写明内容。Р尽可能多征询几个会务人员或参会人员的意见,注明提供意见人员姓名、联络方式,如可能请客人签字。Р将意见反馈表交部门文员处,部门必须收到每档会议的意见反馈表。Р一些重要反馈意见必须立即反馈部门,以便快速对宾客进行反馈。Р意见收集上报后,反馈表存档于会议客户历Р 史档案中,以便客户将来再次会议时查询,Р 使工作做得更细。Р将反馈的内容收集入一周宾客意见反馈中上报相关行政管理部门、驻店经理、营业总经理室。
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