图5:Р图5 目前会议管理功能模块图参考Р会议场地申请:可对会议场地信息进行维护,如添加、修改、删除;可查询会场信息并申请会场,申请流程同样也采用工作流控制,工作流管理规则同收、发文等。流程如图6所示:Р图6 目前会议场地申请流程参考Р会议通知:该子模块可以对系统管理模块中的用户管理模块定义的所有OA用户进行按部门、或按干部层次的分组,还可以自定义分组;同时具有OA系统内部的消息发送功能,只要向各个分组发送消息,各个分组所有成员都能收到,并且只要分组成员登录OA,就能看到关于会议通知的消息提醒,同时系统自动给出反馈消息,以使会议通知人员确定是否通知到个人;还要求在此模块中可以直接发送手机短信给由于未登录OA系统而不能收到OA内部短消息的参会人员。Р会议论坛:可提供一个针对会议议题的内部在线论坛。在开会前,将议题放在论坛上,并能通过会议通知来提醒议题讨论相关人员在此论坛内发表会前言论,互相阅读各自言论以便参考和总结。这个功能模块主要是为了能使参会人员在召开会议前就能在这个平台上就议题讨论得比较成熟,在真正举行会议时能快速的得出结论并定夺,以减少会议次数和时间,减轻参会人员的负担,提高会议效率。Р会议日程安排:可定义和预览一周的会议安排,包括会议时间,地点,主题等。可以往前查看过去每一周的会议安排,用户在有权限的前提下,点击进入每个会议,可以看到详细的会议记录,参会人员签到等情况。Р会议记录及归档:可以对即将举行的会议进行现场电子的会议记录,以及提供方便的参会人员签到机制;可以对每次会议记录及相关文件资料进行归档。Р会议档案查询:在有权限的前提下能够查看每次会议记录及相关文件的档案资料,并且提供搜索功能以便查询。Р信访管理:主要用于完成对教职工、学生的来信来访、投诉等内容进行登记、检查、办理和跟踪等功能。整个流程同样也采用工作流控制,工作流管理规则同收、发文等。流程如图7所示:
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