Р3.2.1设立良好的控制活动Р控制活动是确保管理阶层的指令得以实现的政策和程序。控制活动出现在整个企业内的各个阶层与各种职能部门,涉及的控制对象包括人、财、物、产、供、销等各个方面,而控制措施是针对各关键控制点而制定的,因此,企业在制定控制活动时关键就是要抓住关键控制点。仍以财务部为例,对可能影响到财务部工作目标实现的人员和信息系统这两个关键控制点实施控制。Р1.针对人员的控制活动Р(1)职责分离:财务部应按照职责分离原则划分各个人的工作,特别是一些不相容职务要实行严格分离。如,记录现金收入和支出的人员不应负责调节银行账户;出纳人员的稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务帐目的登记工作的岗位不能由一人负责;在手工会计系统中,登记应收账款的总账和登记顾客明细帐的岗位应该分离等。通过职责分离可以有效降低控制风险,比如:将处理现金支出交易同调节银行帐户岗位分离,可以降低不记录支票付款的风险;将资产保管和资产会计记录岗位分离,可以降低盗窃的风险等。Р(2)工作流程:明确每个岗位的职责,使每一个人的工作能自动地相互检查另一个人或更多人的工作,从而达到相互牵制的目的,为了实现这一目标,财务部应为每一个岗位设计工作流程图,工作流程图中明确规定每个人应该做什么、如何做、何时做以及正确进行工作的结果等,工作流程图将管理的过程进行了标准化,也就是说:要能够达到让不同的人按照工作流程图去做同样的工作,得到的工作结果将是相同的。Р(3)票据与记录控制:票据是证明交易发生和交易的价格、性质及条件的证据。实行票据保管、收款与会计记录人员的岗位分离;对所有票据(包括发票、支票、收据、工时记录等)进行预先连续编号,在此制度下,所有作废的票据都要妥善保存,对已经使用的票据能够有会计人员进行定期销号,并及时与票据保管人员进行核对以防止交易漏记或重复记录现象,保证全部收入、结算款项等能够及时准确入账。
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