02,003……依次下序。Р4.4、记录的收集、贮存和管理:Р4.4.1、各部门/岗位及人员应按本程序4.2款的规定填写记录。Р4.4.2、各部门应指定专职或兼职的记录管理员负责记录的收集、贮存和管理。Р4.4.3、办公室应编制“质量记录清单”,对记录的标识保护、检索、保存和处置进行控制。记录管理员应按“质量记录清单”的要求,每月定期对本部门所有记录进行收集、整理、分类、汇总、归档。Р4.4.4、记录的保存方式应便于存取和查阅,能够在需要时迅速获得。Р4.4.5、记录的保存场所应保持适宜的环境,以减少变质或损坏并防止丢失。Р4.4.6、记录管理人员有变更时,要做好相应的交接工作。Р4.4.7、有保密要求的记录,各部门负责记录的管理负责人要做好何密工作。Р4.5、记录的查阅/借阅:Р4.5.1、公司内人员查阅或借阅记录必须由记录管理员人同意后方可查阅。Р4.5.2、记录外借时须经管理者代表批准并按相关程序进行登记后方可,并限期归还。Р4.5.3、查阅/借阅人员应保护好记录,不准私自涂改或撕毁,保持记录的完好。Р记录管理员外借记录时应按期索还,归还时应检查是否有拆页、更改等情况发生。出现以上问题时,报告部门负责人处理。Р4.5.4、当合同有要求时,经总经理批准,保存期限内的记录可提供给顾客查阅。Р4.6、记录的处理:Р4.6.1、记录应按规定的期限保存。Р4.6.2、记录的增加按本程序4.3款规定执行。Р4.6.3、记录的格式修改或作废由使用部门提出申请,管理者代表批准,并报办公室备案后实施。Р4.6.4、各部门每年第一季度应按“记录清单”的要求,对本部门所有记录进行汇总、归档,并报办公室登记备案,需永久保存的记录移交办公室。Р4.6.5、对超过保存期限、失去保管价值的记录,由记录保管部门申请,填写“销毁申请表”,经部门负责人和办公室确认,管理者代表批准后,移交办公室统一销毁。
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