量控制涉及到很多部门, 也涉及到很多经营过程, 有关部门应办理哪些方面的工作应有明确的分工, 特别是采购、验收、付款、记录必须分别由不同的部门处理, 即使再小的企业, 10 也应由不同的职员分工负责办理。这些措施的制定和实施, 是纠错防弊的重要内容。企业应当建立存货业务的岗位责任制,明确内部相关部门和岗位的职责、权限,确保办理存货业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。存货业务的不相容岗位至少包括: 1 、存货的请购与审批,审批与执行; 2 、存货的采购与验收、付款; 3 、存货的保管与相关会计记录; 4 、存货发出的申请与审批,申请与会计记录; 5 、存货处置的申请与审批,申请与会计记录。 5.3 存货采购控制采购控制主要是由储存部门或用料部门填制“请购单”, 由采购部门填制“订购单”,由验收部门验收并填制“验收单”, 储存部门收料入库并填制“入库单”, 会计部门对照购货单、入库单、发票等编制记账凭证, 及时付款。程序和记录的完善与完备, 是存货采购控制的主要内容。 5.3.1 存货采购审批内部控制要保证存货采购业务按计划申报程序进行,由采购部门根据企业生产经营的计划和材料请购单编制采购计划,提出具体的采购目录,经主管计划的负责人审核后报相关领导审批。 5. 3.2 签订存货采购合同内部控制要保证存货采购在授权下按合同进行。要求主管领导对采购人员进行授权委托,授权的内容一定是经过有关部门批准的内容;采购人员按计划签订(议定)合同,无权在授权之外签订合同和变更合同的内容,合同的副本应送财会和计划部门审核价格和留存。 5.3.3 存货验收和入库内部控制要保证存货采购数量、品种、质量符合合同的要求,做到准确、安全入库。采购人员应按合同的交货时间催交,收到采购材料后,采购部门应验收收到材料的品种、数量、检验质量,签署验收单;仓库保管部门根据验收单验收存货,填制入库单,登记存货台帐,
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