文件进入档案室,以便以后利用。因此所有文件处理笺和底稿必须连同正本一起存档。8归档文件收集要转变认识上的误区一是认为红头文件应归档,白头文件可不归(比如有些单位本级发文收集很齐,可工作计划、总结、汇报材料、政工材料、业务材料等白头文件以难找为由不归档,事实上,红头文件固然重要,白头文件同样非常重要);二是认为上级文件都应归档,而本级文件无所谓(例如有些乡镇上级文件收得很齐,而本乡镇发文和组织党群、统计和七所八站的文件收得很不齐;有些会议记录、总结、决算报表、人员调动、职工名册却没有,事实上,本级文件是最重要的,如果遗失了,以后再也无法弥补,而上级文件遗失了可到上级主管部门查找);三是认为文书档案重要,其它档案不重要。实际上,文书档案固然重要,而单位工作中产生的应归档的专门业务、会计、基建、设备、声像、电子实物等档案同样重要,必须按国家的有关规定整理,并按时移交档案室综合管理;四是认为正稿应归档,底稿可不归。事实上,底稿更重要,因为发文底稿有撰写者的笔记,也有领导者的签字,是文件产生效力的原始记录。所以,各单位在收集文件时,底稿一定要附在正稿后面,合并归档;五是个别单位认为业务档案重要,文书档案不重要。因为业务档案主管机关抓得紧,文书档案查得少。事实上,文书档案是最重要的。9档案收集的具体抓手一是看国家档案局8号令:“收什么?什么时候收?”类别内容收集时间文书档案文件、决议、会议记录、合同、协议、报表、计划、总结等次年6月底前会计档案会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他会计材料保管一年后次年3月底前科技档案基建类:建房、水利工程、镇村道路建设等;竣工验收后3月内设备、仪器的说明书等随收声像实物档案声像——照片、视频、录音声像、活动结束后3个月内实物——奖状、证书、纪念品、印章、光盘、硬盘等随收业务档案根据各个单位的职能情况,进行分类(规划、许可、执法等)按业务档案规定10
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