本院未经会议讨论,未经学院领导审阅、签发的未生效文件及一般性文件的历次修改稿。•归档时间——根据学校工作的实际,分为以下几种情况:教学类中的学生学籍档案次年12月底前完成归档(在完成一个培养周期后,即每届学生毕业后的次年寒假前移交);非教学类档案在第二年4月底前完成归档(财会类档案,在会计年度终了后可暂由财会部门保管3年,期满后的次年4月底前移交);科研基建类档案中,不能按年度完成的,其文件材料的收集和积累则应与项目(课题)的阶段性工作同步进行,并于项目(课题)完成之后的三个月内移交。注意:这里归档时间是指各部门立卷、移交时间最迟12月底或4月底前完成移交。而不是12月底或4月底才开始整理材料。•归档要求——应归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整;文件材料应区别不同情况进行排列,使之系统有序;归档文件要按一定次序系统排列,编写顺序号,编制文件目录等。二、各部门为什么要向档案室归档移交1、从法制上讲:《中华人民共和国档案法》第十条规定,对国家规定的应当立卷归档的材料必须按照规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交集中管理,任何个人不得据为己有。2、从档案的形成讲:文件产生在各职能管理业务部门,必须通过归档将文件转为档案归入档案管理部门集中保存。3、从档案的作用讲:档案是教职工辛勤劳动的结果,是学校历史的真实记录。它反映了学校的办学轨迹,是我们了解学校历史的途径,是解决问题的依据,更是规划未来的依据。三、兼职档案人员的岗位职责1、根据本部门文件材料的形成规律,做好本部门档案资料的收集、积累、整理、移交工作,保证归档材料的齐全、完整、系统、准确。2、按照校档案室的要求,认真做好立卷归档工作,按时向档案室移交。3、对自存档案或暂不移交的档案材料,加强管理,积极提供利用。4、积极参加档案业务培训,加强档案工作有关法律、法规和专业知识的学习,做好本部门的档案工作。
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