据交换);(12)EC(电子商务系统);(13)EG(电子政务系统);(14)数码照相与摄像及多媒体系统;(15)A/D(模-数转换系统,如扫描设备和光学字符识别软件OCR)。Page*电子文件产生的系统决定着电子文件的特征属性和元数据,影响着电子文件管理软件的开发及其文档一体化管理流程的设计。一、电子文件概述(简)(三)电子文件的构成要素电子文件由内容、背景与结构所组成,背景信息与结构信息统称为元数据。Page*1.内容内容是表达行为主体的思想、意图及措棕对象(客体)的过程、结果的信息,通俗的说就是文件内容信息。内容是电子文件的主体部分。一、电子文件概述(简)2.背景背景是证明文件形成与办理过程和文件之间相互关系的信息。一般包含以下内容:(1)文件的形成机构及其他相关责任人;(2)与文件有关或曾经有关的其他机构;(3)文件履行机构职责与目的;(4)文件的形成时间;(5)与文件有关的其他时间;(6)机构职能所体现的文件价值与重要性;(7)曾与文件有过关系的文件产生与保存系统;(8)该文件与其它文件和资料间的关系;(9)对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等。背景信息直接与电子文件的真实相关,比如收发文批办单上的内容就是背景信息。Page*一、电子文件概述(简)3.结构结构是指电子文件内容信息的组织表达方式,如文字的段落安排,电子文件使用的代码、数据结构、格式,以及载体、附件等方面的信息。结构直接与电子文件的可用相关,是确保电子文件在长期保存过程中始终可以被理解和被利用的重要内容。Page*电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程,实质上是对电子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。需要强调的是,电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重要的一个环节,元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全,不可小视。一、电子文件概述(简)
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