理设备的更新情况进行一次检查登记。如网络系统扩充或系统设备更新,应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性,如不兼容,应及时对归档电子文件进行迁移。第四条对保管的归档电子文件进行迁移操作前,应制定严密的迁移工作计划,保证归档电子文件必须在完整、准确和有保障的前提下进行迁移,档案人员应填写《归档电子文件迁移登记表》。迁移后,原旧版的载体仍需保存3年。第五条应定期对保存的归档电子文件进行抽样机读检验,光盘每满4年进行一次抽检,抽检率不低于40%,并将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》。如发现问题应及时采取补救措施。第六条提供利用有密级要求的归档电子文件,应严格遵守国家有关保密的规定,采用联网的方式提供利用的,应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子文件的设备上加装防火墙等安全保密措施。第七条超过保管期限的归档电子文件的鉴定和销毁,按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的归档电子文件进行逻辑和物理删除,并列出销毁归档电子文件目录存档备查。2004年12月附表1-3表1归档电子档案管理登记表 归档电子文件设备情况登记 新设备兼容性检验 存储载体转存登记 填表人(签名)年月日 审核人(签名)年月日 单位(盖章)年月日表2归档电子档案迁移登记表 源系统设备情况硬件系统:系统软件:应用软件:存储载体:目标系统设备情况硬件系统:系统软件:应用软件:存储载体:被迁移电子档案情况记录数:字节数:迁移时间:操作者: 填表人(签名)年月日 审核人(签名)年月日 单位(盖章)年月日表3归档电子档案移交、接收检验登记表 检验项目单位名称移交单位:接收单位:载体外观检验 病毒检验 真实性检验 完整性检验 安全性检验 可识别性检验 技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检验 填表人(签名) 年月日 年月日审核人(签名) 年月日 年月日单位(印章) 年月日 年月日
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