构建信息系统组织、角色和用户信息系统的目的是,“让合适的人,在合适的时候,得到合适的信息”。使用这个系统的通常不是一个人,而是组织内各个岗位上的人,他们有不同的职责和对信息的访问权限。在Excel服务器中,用过“管理控制台”模块,可以很方便地定义系统中的组织机构、角色和用户。其中组织机构就是我们通常说的部门划分,角色代表不同的职能,用户是能实际登录到系统,进行操作的人。每个用户属于不同的部门,拥有不同的角色,从而具有不同的信息访问权限。8勤哲Excel服务器精解图1-1在Excel中定义组织、角色、用户信息系统由一个个“模板”组成一个信息系统中包括组织内的各种各类信息,它们有业务单据、有统计报表、有卡片、台账等等。这些信息需要集中存储、多人共享、合理流动、综合运用。在Excel服务器中,所有各类需要管理的信息统称为“模板”,“模板”是Excel服务器的基本概念,一个信息系统就是由一个个模板组成。简单地说,“模板=表样+填表规定”,针对每类需要管理的信息,我们都设计一个“模板”,用来规范这一类信息如何填报、如何存储、如何在不同岗位间流动、如何计算、如何与其它信息互相参照等等。例如,针对销售订单,我们定义一个“订单模板”,它的表样如下:图1-2一个“模板”的表样有了模板的表样,相关有权限的用户就可以按照此表样输入订单的信息,集中存储到系统的数据库中。如图:9勤哲Excel服务器精解图1-3按照“模板”输入数据,集中存储到数据库中针对一个模板,除了表样之外,我们还可以规定:模板的权限。例如,销售员可以填报“订单”,但是每个销售员只能看到自己填的订单,看不到别人填的订单;销售经理、财务经理和总经理可以看到全部订单,等等。模板的在不同岗位间的流转规定(工作流)。例如,订单模板首先由销售员填写,然后传递给销售经理审批,销售经理审批通过后传递给库管员发货,如果审批不通过就此终止。10
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