”接待范围的嘉宾的总联络,及时将信息反馈接待部办公室统筹协调。Р完成接待部交办的其他工作任务。Р酒店服务组Р工作职责:Р负责嘉宾报到、入住等有关事宜。负责与大会组委会对接,提前领取嘉宾房卡,配合“一对一”联络员引导嘉宾入住和资料领取。Р按照大会组委会统一安排,组织工作人员参加培训,并按照实际工作要求进行演练和测试,熟悉酒店及入住嘉宾的相关信息。Р负责统计汇总嘉宾抵离酒店信息及其他需求,及时提交接待部办公室,并按照接待部办公室安排做好协调落实工作。及时妥善处理嘉宾在酒店遇到的突发状况,并及时上报接待部办公室。Р完成接待部交办的其他工作任务。Р机场服务组Р工作职责:Р负责掌握嘉宾航班信息,提前通知接待部办公室及酒店服务组。Р负责与大会组委会对接,做好嘉宾乘机手续办理、行李托运等工作。Р完成接待部交办的其他工作任务。Р宴会服务组Р工作职责:Р负责落实大会组委会统一安排之外的活动,制定详细实施方案。Р负责与公安、质监、卫生等部门的对接,做好保障服务工作。Р负责与酒店方对接,负责宴请场地的预订,提前做好宴请现场各项准备工作,包括菜单审定、座次安排等。Р负责落实出席宴请的嘉宾及领导名单,负责安排专人提醒、引导嘉宾及领导出席。Р完成接待部交办的其他工作任务。Р(六)重要嘉宾组Р工作职责:Р根据接待部提供的“一对一”嘉宾信息,制定一套完善的实施计划从接机、住宿、用餐、活动行程跟进、翻译需求、旅游、送机等。在住宿,用车,用餐等方面拥有优先权。及时报送接待部办公室,协调各工作组。Р负责对“一对一”联络员进行培训、选拔。Р由联络员负责,完成重要嘉宾的全程陪同工作。Р负责收集重要嘉宾的喜好、习惯。Р满足重要嘉宾的一些特殊要求。Р完成接待部交办的其他工作任务。Р(七)应急机动组Р工作职责:Р完成论坛期间接待部办公室临时交办任务,负责落实本方案中未进行明确分工的有关事项,处理嘉宾接待工作中的突发状况。
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