设计质量记录样式,采用计算机系统记录的格式,与计算机系统开发商共同协商,确保电子记录格式和要求符合GSP及相关规定的要求。各岗位的负责涉及本岗位记录的填写,审核收到的有关凭证的合法性和真实性。各岗位负责本岗位的记录装订保管,保管封面应注明名称、编号、保存期、存放地点等;质量管理人员负责记录和凭证的监控和指导工作。记录和凭证的形式:记录可以是“表格、图样、文字”等形式,有关凭证以国家标准或所提供的有关单位的格式标准为准。每种记录至少要有以下项目:名称、编号、容、记录人或审核人、记录时间。质量记录可采用纸、磁盘、光盘、磁带等媒体形式,应分类归档,便于检索。记录可采用电子记录和纸质书面记录,两种记录均应确保其合法性和有效性。记录的填写或使用:书面记录和凭证的填写要及时、真实、容完整(不空格、不漏项)、字迹清晰,不能随意更改,理论上没有发生的项目划“/’’,各相关负责人签名不允许空白,要签全名。如果发生错误需更改,不得使用涂改液涂改,应用横线划去原容,写上更改后的容,并在更改处由更改人签名及注明理由、日期,签名要全名,更改原容应清晰可辩,日期填写要清晰,年月日用8位数标明,如:20140110。记录宜使用墨水笔填写,以便于保存。多层复写的例外。通过计算机系统记录数据的,有关人员按照操作规程,通过授权和密码登陆进行数据录入或者复核;数据的更改经质量管理人员审核并在其监督下进行,更改过程留有记录。(四)记录和凭证的保管和处置:记录和凭证的保管期限为5年,增值税票按其专门管理规定期限保管。各岗位每月整理工作现场的记录和相关凭证,根据规定的保存期限,进行装订保管。各岗位对记录和凭证指定专人统一妥善保管,防止损坏、变质、蛀蚀、发霉、遗失。到期需要销毁的记录和有关凭证,由质量管理人员统一安排销毁。第六条本制度起草后由质量负责人审核修改,再由单位法定负责人签名批准,确定生效日期,自该日期起实施。
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