方的资质或服务能力进行独立的评价、认证。监管机构应依据国家法律法规,对发包方、承包方、分包商和第三方机构等的相关行为进行指导、监督和检查。发包方、承包方、分包商和第三方机构应该主动接受、积极配合监管机构的指导、监督和检查。发生(可能导致)档案受损或泄密的重大事件时,发包方、承包方及分包商应及时主动向档案行政管理部门、保密行政管理部门报告。监管机构发包方承包方第三方机构委托/受托(签订合同)评价/认证中介咨询服务分包商指导监督/接受指导监督委托/受托(签订合同)图1:档案管理服务外包工作中各主体之间的关系示意图5发包方工作规范发包工作原则合法原则发包方应识别整个档案管理服务外包工作过程中适用的国家法律法规,分析其对发包范围、过程及承包方筛选的影响,并采取有效措施遵守这些法律法规。安全原则发包方应当制定和落实安全管理体系,最大限度地避免因档案服务外包引起的档案实体受损毁,或国家秘密、商业秘密和个人隐私被泄露。发包方在档案管理服务外包过程中应遵循档函〔〕271号、档办发〔〕7号的要求。可控原则发包方应对档案管理服务外包工作全过程进行监控,对承包方的人员、基础设施、技术、管理工作、业务操作等进行必要的监督、检查,将各种风险降低到可控范围之内。发包工作过程与要求概述规划与审批承包方筛选与确定合同签订合同执行与监督评估与改进发包工作可分为规划与审批、承包方筛选与确定、签订合同、合同执行与监督、评估与改进等5个步骤。如图2所示。图2:发包工作过程示意图规划与审批发包方应当制定档案管理服务外包工作规划,并得到有效的授权和批准。发包方应明确档案管理服务外包工作责任部门和负责人,实行责任制。发包方应在综合考虑国家法律法规的规定、自身发展战略和业务需要、档案的特点及其管理要求、自身资源和风险控制能力、费用等各种因素的基础上,分析档案管理服务外包的必要性与可行性,确定档案管理服务外包的范围与方式。
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