电子或纸制的欢迎牌、激光笔;Рl 会前与对方沟通是否需准备翻译,如需要,提前确认;Рl 根据来访公司的习惯及来访者的级别准备礼物;Рl 在与来访公司沟通中确认是否需安排车辆接送,如需要注意把握接送时间,并通知对方确切的会面时间及地点;Рl 考虑是否需要在会面时录音或拍照,并提前准备;Рl 如需安排参观,提前与行政后勤部联系,填写参观申请,安排参观陪同人;Рl 会前给总经理提供相关背景材料,如需要请相关部门负责人与总经理沟通洽谈事宜;Рl 在会前拟制meeting agenda(见模版)Рl 在制作PPT时根据各部门情况、来访者的需求酌情修改添加内容,注意内容的及时更新,并根据来访者需求制作中/英文;Р--初次会面PPT应包括:联想总体情况及业务情况介绍;Р--再次会面应注意:有针对性的业务回顾(可请相关业务部门提供资料)。Рl 帮总经理准备名片,并提醒会面时携带;Рl 提前30分钟进行,调试设备,摆放材料,迎接客人,注意对待客人谦和有礼的态度;Рl 提醒总经理参会,在GM同意后陪同参会,参会中协助放映ppt,并关注会场内情况,随机应变,灵活处理各种情况; Рl 会面结束后,代总经理或陪同送客人离去;之后整理笔记本电脑等仪器设备;Рl 总经理参加的外部会面Р总经理参加其他部门组织、主持的会面,秘书的工作可能就不像前面介绍的那样繁多。但应从较专业的角度协助安排。并关注以下几点:Р征询GM是否参会Р开始Р接到参会邀请Р婉拒并请对方改请Р NР YР回复对方参会,并Р写入日程表Р关注对方会议组织Р情况,并适时提出Р建议Р在会面前给GM提供背景材料Р提醒GM参会Р总经理参会Р结束
全文预览
